Auftrag bearbeiten

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Inhaltsverzeichnis

Überblick über die Auftragsmaske

Überblick Kopf der Auftragsmaske

Hier kommen alle Informationen zusammen. Deshalb betrachten wir diesen Teil in mehreren verschiedenen Abschnitten. Wenn Sie einen Auftrag geöffnet haben, sehen Sie die rechts stehende Übersicht. Wie Sie hier sehen, hat ein Auftrag fünf Untermenüs: Positionen, Dokumente, Sonstiges, Text und Drucker. Wie der Drucker funktioniert, wird weiter unten besprochen. Die anderen Punkte werden wir nun einzeln durchgehen.

TIPP: Auftrag sperren

Wenn Sie mit der Bearbeitung eines Auftrages fertig sind und verhindern möchten, dass andere Mitarbeiter Ihres Betriebs aus Versehen noch Änderungen an dem Auftrag vornehmen, klicken Sie auf das Auftrag-Abschließen-Symbol AuftragBearbeiten 2.png .

Positionen

Positionen einfügen

Positionen Einfügen

Über diesen Bereich können Sie Artikel in einen Auftrag einfügen. Im Kopf sehen Sie, um welchen Auftrag (Auftragsnummer) für welchen Kunden in welcher Preiskategorie es sich handelt. Die Preiskategorie beeinflusst, welcher Preis automatisch für diesen Kunden vorausgewählt wird. Hat der Artikel keinen Preis in dieser Preiskategorie, wird automatisch die erste Preiskategorie ausgewählt. In diesem Fall erscheint eine kurze Meldung über diesen Vorgang.

Wenn Sie die Auftragsbearbeitung aufrufen, ist das Feld für die Artikelnummer automatisch aktiviert. Wenn Sie in diesem Feld eine korrekte Artikelnummer eintippen, werden der dem Artikel und der dem Kunden entsprechende Preis automatisch ausgewählt. Drücken Sie nun die Enter-Taste, um zum Feld Anzahl zu springen. Sie können dann Die Stückzahl angeben. Wenn Sie nun noch einmal Enter drücken, wird der Artikel eingefügt. Vorher können Sie aber auch noch einen Sonderpreis setzen.

Wenn Sie zu einem Artikel die Artikelnummer nicht wissen, klicken Sie auf das Feld Artikel (s. Abbildung oben), um alle Artikel im aktuellen Verkaufsbestand zu sehen und einzeln auszuwählen. Links neben den Artikeln sehen Sie die Farbe der jeweiligen Artikelgruppe. Artikelgruppen mit einer hohen Rangfolge werden zuerst angezeigt. Wie Sie Artikelgruppen und deren Farben ändern und wie Sie die Rangfolge festlegen, lesen Sie im Kapitel Artikelgruppen. Im Feld Artikel können Sie eine Textsuche durch ihre Artikel starten. Geben Sie einfach Teile des Artikelnames in das Textfeld ein. Klicken Sie auf eines der Suchergebnisse, um den Artikel in den Auftrag einzufügen. Wird nur noch ein Ergebnis angezeigt, können Sie den Artikel auch mit Enter auswählen. In beiden Fällen können Sie danach die Stückzahl und den Preis wie gewohnt bestimmen.

Sonderpreise aus Altbelegen

Sollten Sie in der letzten Rechnung einen Sonderpreis für diesen Artikel (oder einen Vorgängerartikel) bei Ihrem aktuellen Kunden verwendet haben, wird dieser Sonderpreis ebenfalls in der Liste aufgeführt und automatisch ausgewählt. Sobald Sie diesem Kunden wieder einen normalen Preis berechnen, wird der Sonderpreis nicht mehr vorgeschlagen.

Dieses Verhalten können Sie unter System / Einstellungen / Aufträge "Preisvorschlag aus Altaufträgen" abändern.

Positionen bearbeiten

Positionen bearbeiten

Um eine Position aus einem Auftrag nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie einmal auf den Stift bei der jeweiligen Position. Um einen Sonderpreis für diesen Posten anzulegen, aktivieren Sie das Häckchen Sonderpreis. Es erscheint an der Stelle von Endpreis ein neues Feld. In diesem können Sie dann einen beliebigen Preis wählen. Sie können auch die Bezeichnung des Artikels, oder die Beschreibung verändern (Die Zuordnung der Bestandsbuchungen bleibt davon unberührt.). Einen Positionsrabatt können Sie vergeben, indem Sie einfach den gewünschten Prozentsatz eingeben. Wenn sie mit allen Änderungen fertig sind, klicken Sie auf Positionsänderungen beenden. Ihre Änderungen werden dann in den Auftrag übernommen.

Sonderfelder

Sonderfelder & Rabatt

Sonderartikel und Versandpositionen sollten immer mehr eine Ausnahme sein als die Regel. Es empfiehlt sich nach Möglichkeit immer einen regulären Artikel anzulegen als mit Sonderpositionen oder Versandkosten zu arbeiten. So haben Sie eine bessere statistische Auswertung am Ende des Jahres.


Sonderartikel

Sonderartikel sind Positionen oder Artikel, die Sie nicht direkt im Sortiment haben, sondern einmalig hier anlegen. Diese Artikel können später auch unter den Sonderartikeln ausgewertet werden.

Rabattpositionen

Rabattpositionen sind streng genommen nur negative Sonderposten. So können Sie einen absoluten Rabatt in einem Auftrag verarbeiten.

Gutscheine

Lesen Sie dazu den eigenen Artikel Gutscheine.

Versandkosten

Hier können Versandkosten eingetragen werden. Hinweise zum Thema Versandkosten: Versandkosten bzw. Nebenkosten teilen das Schicksal der restlichen Posten. Wenn Sie z.B. Bücher mit 7% MwSt. versenden, so müssen Sie 7% auf die Versandkosten aufschlagen. Versenden Sie Wein für 19% schlagen Sie auch 19% auf.

Trennzeile

Eine Trennzeile trennt (wie der Name schon sagt) den Beleg auf. So können Sie zum Beispiel eine bessere Übersicht auf den Belegen schaffen und auch Positionen optisch gruppieren und zusätzliche Informationen und Notizen auf den Belegen unterbringen

Auftrag importieren

Dieses Feld führt Sie zu einer Übersicht analog zu Neuer Auftrag. Hier können Sie einen bestehenden Auftrag auswählen und sämtliche Positionen in den aktuellen Auftrag importieren. Der Auftrag von dem aus importiert wird, bleibt von dieser Aktion unberührt. Diese Funktion dient dazu mehrere aufgeführte Auftrage (z.B. die letzten 5 Lieferungen an einen Geschäftskunden) mit einer Rechnung abzurechnen.

Rabatt

Sie können einen Rabatt für den gesamten Auftrag festlegen. Aktivieren Sie dazu das Kästchen Rabatt. Wenn der Kunde einen Standardrabatt eingetragen hat, wird dieser vorgeschlagen. Sie können einen kundenspezifischen Standardrabatt beim Anlegen oder Editieren eines Kunden bestimmen. Klicken Sie den Haken an, um einen Gesamtrabatt zu vergeben. Sie können Ihn entweder prozentual angeben, oder per Klick auf den Stift einen absoluten Betrag angeben (dieser wird dann in Prozente umgerechnet). Sie können einen optionalen Grund für den Rabatt angeben. Außerdem wird Ihnen der Standardrabatt des Kunden dort angezeigt.

Wenn Sie einen oder mehrere | nicht rabattierfähige Artikel in den Auftrag einfügen, wird der Gesamtrabatt in Positionsrabatte umgerechnet. Davon ausgenommen sind natürlich dann alle Artikel mit Rabattsperre.

Sonstiges zum Auftrag

Sonstige Angaben zum Auftrag

Sie gelangen zu diesem Punkt, indem Sie in einem Auftrag auf den Unterpunkt „Sonstiges“ klicken

Adressen

Hier können Sie noch einmal die Lieferadresse und Rechnungsadresse für diesen Auftrag ändern. Bitte beachten Sie, dass eine Adressänderung beim Kunden nicht in bestehende Aufträge übernommen wird.

Zahlungsangaben

Unter dem Punkt Zahlungsangaben können Sie die Skonto- und Standardzahlungsziele ändern. Sie können hier auch noch einmal festlegen, welche Mehrwertsteuerangaben auf der Rechnung ausgewiesen werden sollen. Die Voreinstellung für MwSt. und Skonto ergibt sich aus den Angaben, die Sie für den Kunden angelegt haben. Wenn Sie die MwSt. pauschal ausweisen, können Sie noch entscheiden, ob Netto- oder Bruttopreise erhalten werden sollen. Wenn Sie z.B. Bruttopreise wählen, werden in der Rechnung also 10,7% MwSt. ausgegeben, der Bruttopreis des Artikels ist aber genauso hoch, wie wenn er mit 19% ausgewiesen würde.

Sie können auch dem Auftrag eine Referenznummer vergeben. Diese kann mit auf den Belegen abgedruckt werden.

Anmerkungen

Hier können Sie eine Notiz zum Auftrag hinterlegen oder angeben, welcher Mitarbeiter für diesen Auftrag verantwortlich ist. Sie können hier auch den Auftragsstatus händisch ändern.

Datumseinstellungen

Das Rechnungs-, Gutschrift, Lieferschein- und Lieferdatum können Sie hier ebenfalls ändern. Je nach ihren Systemeinstellungen, wird als Belegdatum, fest das Datum der Erstellung verwendet, die Einstellung aus diesem Feld genutzt oder das Rechnungsdatum gesondert bei der Belegerstellung abgefragt.

Provisionen

Wenn für diesen Kunden ein Provisionsempfänger eingegeben ist, wird er hier angezeigt. Erzeugen Sie für den Auftrag nun eine Rechnung, generiert das Programm automatisch einen Provisionsanspruch für jeden Provisionsempfänger mittels des Prozentsatzes, den Sie festgelegt haben. Diese Provisionsansprüche können Sie später abrechnen (Dort können Sie zuvor auch einzelne Provisionsansprüche löschen.).

Mahnungseinstellungen

Hier können Sie die Mahnzeiträume und -kosten für den Auftrag nochmals individuell bearbeiten. Die Einstellungen werden hier zunächst aus den allgemeinen Mahneinstellungen übernommen.

Belegtexte

Belegtexte

Unter Rechnungstexte 2.png können Sie noch einmal alle Textangaben zu diesem Auftrag individuell bearbeiten. Die Anrede erstellt sich aus den Kundenangaben, die restlichen Texte werden aus den aktuellen System-Einstellungen übernommen (Es sei denn Sie verwenden die Erweiterung kundenspezifische Belegtexte.). Änderungen die Sie hier vornehmen, gelten nur für diesen Auftrag.

Belege/Dokumente

Informationen zu Belegen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Belege zu einem Auftrag

Drucker

Beispiel für den Druckmanager

Der Drucker ist im Prinzip ein kleiner Druckmanager, mit der Einschränkung dass hier alle Dokumente zu einem Auftrag bequem zusammengeführt (und dann auch ausgedruckt) werden können. Wählen Sie wie oft jedes Dokument ausgedruckt werden soll und wie es sortiert sein soll. Die Voreinstellungen dazu können in der Anzeige abgeändert werden. Anschließend können Sie per Haken alle zu druckenden Dokumente auswählen und auf "Ausgeben>>" klicken.



Zahlungseingangskontrolle

Beispiel der Zahlungseingangskontrolle

Die Zahlungseingangskontrolle erreichen Sie über einen Klick auf das Dollar-Symbol in der Button-Leiste. Hier können Sie eingehende (Teil-)Zahlungen zu einem Auftrag bzw. einer Rechnung eintragen. Damit erhalten Sie in der Statistik bei den Eingängen eine Übersicht über alle geleisteten Zahlungen. Außerdem verschiebt eine vollständige Begleichung des Betrags den Auftrag automatisch in die bezahlten Aufträge. (Auftragsliste). Sie können die Rechnung auch ohne eine Zahlungseingang als bezahlt markieren. (Achtung - Fallstrick bei den Steuern!) Sollten Sie mit Skonto arbeiten, können Sie auch angeben ob die Rechnung mit Skonto beglichen wurde. Der Skontobetrag wird automatisch aus dem in der Rechnung hinterlegten Betrag errechnet.

Bankeinzug nutzen

Nach Erstellung der Rechnung sehen Sie in der Liste der unbezahlten Aufträge den Auftrag mit einem blauen € Symbol (Wenn im Kunden die Bank-Daten mit IBAN und BIC sauber hinterlegt wurden). Sie können nun darauf klicken und erhalten eine SEPA-Datei, die Sie in Ihr Banking-Programm importieren können. Alternativ können Sie das natürlich auch manuell in der Software zu Ihrer Bank durchführen. Zur Vorgehensweise des Imports in Ihre Banking-Software, lesen Sie bitte die Anleitungen Ihrer Bank dazu.

Belege aktualisieren und löschen

So lange Sie nicht amtlich zugelassen arbeiten, können Sie Aufträge einfach abändern. Führen Sie einfach die Änderungen im Auftrag durch und klicken Sie neben dem Drucker auf die zwei kleinen grünen Pfeile um den Beleg zu aktualisieren (Eine evtl. von Ihnen verhängte Auftragssperre müssen Sie natürlich vorher durch Klick auf das rechte Symbol in der Symbolleiste aufheben.).

Einmal angelegte Rechnungen können (um Lücken im Nummernkreis vorzubeugen!) nicht entfernt werden. Sie können den Auftrag einem neuen Kunden zuweisen (Symbolleiste) und abändern. Dann aktualisieren Sie ihn einfach wie oben beschrieben.

Häufige Fragen und Probleme

DTA

DTA-Dateien zum Bankeinzug und Texte können nicht gemischt werden. Entweder Sie geben eine DTA oder einen Text aus.

Keine Auswirkung von Änderungen am Auftrag / Einstellungen

Grundlegend gilt: Jedes Mal, wenn Sie einen Auftrag anlegen, "zieht" sich der Auftrag einmal alle Einstellungen. So soll sicher gestellt sein, dass auch wenn Sie etwas ändern der Auftrag immer so aussieht wie zum Zeitpunkt des Erstellens.

Wenn Sie den Auftrag dem Kunden neu zuweisen (zwei grüne Pfeile + Kunde-Symbol), werden die Einstellungen neu gezogen. (z.B: ein neues Briefpapier o.ä.)

Briefpapier nur bei E-Mails

Generell können Sie in den Einstellungen festlegen, ob das Briefpapier auch beim Druck, oder nur beim Versand via. E-Mail erscheinen soll. (System / Dokumente / Rechnung / Erweiterte Einstellungen (ganz unten) / Briefpapier nur bei Dokumenten verwenden, die per E-Mail versendet werden) Das kann dann für jeden Auftrag nochmal im Reiter "Sonstiges" individuell angepasst werden.

Die Flaschenzahl ist nicht korrekt!

Achten Sie darauf, dass in der Weinkarteikarte (Lupe-Sybol beim Wein) der Haken bei "Flaschenzahl mitrechnen" gesetzt ist. Das wird beim Anlegen gerne vergessen und hier können auch Positionen wie Gutscheine, Versandkosten o.ä. angelegt werden, die sich nicht auf die Flaschenzahl auswirken.

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