Belege zu einem Auftrag

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Dokumente

In der Bearbeitungsansicht zu einem Auftrag können Sie unter dem Reiter Dokumente alle Belege und Dokumente zu einem Auftrag anlegen und sich ausgeben lassen. Sie können auch auf das Eurosymbol Edit rechnung red.png aus der Auftragsliste klicken. Es ist grün, wenn bereits eine Rechnung erzeugt wurde und rot, wenn noch keine Rechnung angelegt ist.


Inhaltsverzeichnis

Generelle Aspekte

Zum Erstellen eines neuen Dokuments klicken Sie auf das + neben der jeweiligen Belegart. Jedes Dokument wird automatisch aus den Vorgaben erstellt, die Sie unter System-Dokumente angegeben haben.

Wenn Sie das Dokument zum ersten Mal geöffnet haben, erscheint daneben ein kleines grünes Häkchen, das das jeweilige Dokument als „bereits ausgegeben“ markiert.

Wenn Sie ein Dokument erzeugt haben und eine E-Mail zum Kunden hinterlegt ist, erscheint das Symbol Edit mail.png. Wenn Sie darauf klicken, wird eine neue E-Mail für diesen Kunden angelegt und das Dokument als Anhang angefügt.

Wenn Sie einmal einen (wie auch immer gearteten Beleg) erstell haben, wirkt sich der Auftrag nicht mehr auf ihn aus (außer Sie aktualisieren den Beleg - in diesem Fall wird er dann überschrieben).

Rechnung

Bei einer Rechnung wird eine Nummer des Rechnungskreises verwendet. Diese können Sie danach nicht erneut verwenden.

Belege aktualisieren

Wenn Sie Ihren Auftrag abändern, z.B. einen neuen Artikel einfügen, können Sie die dazugehörige Rechnung aktualisieren. Dabei wird eine neue Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer erstellt. Wenn der Stand des Auftrags von der erstellten Rechnung also abweicht, erscheint das "Rechnung Aktualisieren" SymbolRefresh re.png. Klicken Sie dann auf das Symbol um die Rechnung zu aktualisieren.

Zu einer Rechnung können Sie dann auch die erste bis dritte Mahnung erstellen.

Rechnung1.png

Aktualisieren & amtliche Zulassung

In der amtlich zugelassenen Version werden Belege nach 72 Stunden automatisch abgeschlossen. Das Symbolisiert ein kleines Schloß-Symbol neben dem Drucker-Symbol. Belege können dann nicht mehr aktualisiert oder verändert werden.

Angebote

Angebote können Sie im Vergleich zu Rechnungen nicht aktualisieren, aber Sie können beliebig viele Angebote zu einem Auftrag erstellen.

Wenn Sie noch keine Rechnung erzeugt haben, können Sie auch den aktuellen Bestand im Auftrag reservieren. Aktivieren Sie dazu nach Erstellung des Angebots das Häckchen bei "Bestand reservieren".

Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung verhält sich genauso wie ein Angebot. Nur kann hier eingestellt werden, dass bei Auftragsbestätigungen automatisch der Bestand reserviert wird. Sie können aber auch das Häkchen bei "Bestand reservieren" nach Erstellung der Auftragsbestätigung nachträglich wieder revidieren.

Mehr dazu finden Sie unter Reservierungen.

Lieferscheine

Sie können zu einem Auftrag mehrere Lieferscheine erstellen.

Lieferschein1.png

In einem Lieferschein können Sie die Artikel eines Auftrags aufteilen. Wenn Sie auf Bearbeiten klicken, öffnet sich ein Fenster in dem Sie zu jedem Wein im Auftrag die entsprechende Anzahl für diesen Lieferschein angeben können.

Das PDF Dokument von einem Lieferschein enthält nur die Artikelbeschreibung, aber nicht die Preise. Wenn Sie ein Dokument mit Preisen der Lieferung beilegen wollen, nehmen Sie eine Auftragsbestätigung.

Exportscheine

Die Funktion der Exportscheine wird im Artikel Auslandsauftrag erklärt.

Gutschriften

Gutschriften erstellen

Sie können für einen Auftrag mehrere Gutschriften anfertigen, indem Sie unter dem Punkt Dokumente in einem Auftrag auf das + Symbol bei Gutschrift klicken (siehe Abbildung). Jede erzeugte Gutschrift wird in Ihren Gesamtumsätzen als Verlust eingerechnet. Gutschriften können Sie ggfs. verändern, aber nicht mehr löschen.

Mit einem Klick auf das Drucksymbol können Sie sich die Gutschrift als PDF ausgeben lassen und ggfs. auch drucken.

Mit einem Klick auf das Schloss können Sie die Gutschrift abschließen. Damit kann dieser Beleg nicht mehr verändert werden.

Ein Klick auf den blauen Briefumschlag legt eine neue E-Mail mit der Gutschrift im Anhang an. Als Empfänger ist die E-Mailadresse des Kunden eingestellt. Dieses Umschlagsymbol erscheint nur, wenn für den Kunden eine gültige E-Mailadresse hinterlegt ist.

Wenn Sie den Haken bei "Bestand zurückbuchen" setzen, werden die Artikel der Gutschrift wieder Ihren Bestandlisten gutgeschrieben.

Das Symbol zum Aktualisieren der Gutschrift (Zwei grüne Pfeile) erscheint nur, wenn die Einstellungen des Auftrags nicht mehr mit den Einstellungen zum Zeitpunkt der Erstellung der Gutschrift übereinstimmen. Mit einem Klick darauf wird die Gutschrift an den Stand des Auftrags angepasst. Die Nummer der Gutschrift bleibt dabei erhalten.

Stornobeleg / Entgeltminderung

Einen Stornobeleg können Sie in einem Auftrag im Reiter "Dokumente" direkt unter der Rechnung anlegen. Wie alle Belege bezieht er sich auf die Positionen des Auftrags. Anders als die Gutschrift wird er jedoch nicht Ihrem Umsatz angerechnet. Buchalterisch darf er aber nur dann verwendet werden, wenn die Ware Ihr Haus noch nicht verlassen hat. Andernfalls nutzen Sie bitte eine Gutschrift. Ein Stornobeleg bucht den Bestand automatisch wieder auf.


Rechnungen teilweise gutschreiben

Gutschriften beziehen sich immer auf den Auftrag. Entfernen Sie die Positionen aus dem Auftrag, die Sie nicht(!) gutschreiben wollen und erstellen Sie dann die Gutschrift. (Ggf. ändern Sie den Auftrag nach Belieben ab und erstellen Sie dann eine Gutschrift.)

Paketscheine

Jedem Lieferschein sind Paketscheine zugewiesen. Klicken Sie auf Paket anlegen, öffnet sich ein neues Fenster: Klicken Sei zuerst auf "Neues Paket". Sie können dann jedem Paket eine Anzahl von Artikeln zuweisen. Ein Lieferschein kann beliebig viele Pakete besitzen. Sie können die Paketscheine ausdrucken und dann zum Versand in das jeweilige Paket legen.

Paketaufkleber.png

Speditionsscheine

Mit den Speditionsscheinen können Sie vorausgefüllte Speditionsformulare zu dem Auftrag ausdrucken.

Wie Sie Speditionsscheine selber erstellen, oder Vorlagen aus Weinbau-online verändern können erfahren Sie im Artikel Speditionsscheine.

Briefetiketten

Weinbau-online.de bietet Ihnen verschiedene Formate zur Erstellung von Briefetiketten an. Wenn Sie ein Format verwenden, was Sie noch nicht im Programm finden, schreiben Sie uns über das Hilfeforum.

Paketaufkleber

Paketaufkleber eignen sich für das automatische Erstellen von Freeway-, DPD- oder Post-Aufklebern. Sie können sich zu jedem Typ entweder ein PDF-Dokument zum Ausdrucken ausgeben, oder sich die Adresse als CSV-Datei exportieren lassen. Letzteres ist dann sinnvoll wenn Sie ein spezielles Programm zum Erstellen von Paketaufklebern besitzen.

Häufige Fragen

Kann ich Belege auch an unterschiedliche Druckerschächte ausgeben?

Sie können Ihren Drucker unter Windows/Drucker ein zweites Mal mit einem anderen Namen abspeichern und direkt ′auf′ dem Drucker/Druckereinstellung das gewünschte Magazin einstellen. Dann können Sie den Drucker (z.B. ′Laser Schacht 2′) beim Druck anwählen und müssen nicht tief in die Druckereinstellungen. Außerdem bieten wir die Auslieferung als Post-Script Dateien mit unterschiedlicher Nomenklatur an, wenn Sie jemanden in der Haustechnik / Betreuung haben, der diese entgegennehmen kann.

Wo ändere ich die Texte für die Zahlziele ab?

Das können Sie unter System/Einstellungen/Rechnungen tun. Da manche Einstellungen hier erweiterte Kenntnisse benötigen, wenden Sie sich bei den unteren beiden Feldern bitte an das Weibau-online.de Team über Hilfe/Feedback.

Wieso sehen die Dokumente unscharf aus?

Wieso wird das Eurozeichen falsch / nicht dargestellt?

Meine PDFs sehen seltsam aus oder können nicht gedruckt werden!

Bitte folgen Sie der Anleitung: Dokumente sehen nach dem Druck unscharf bzw. undeutlich aus.

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