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Briefe


Mit Weinbau-online können Sie bequem postalische Anschreiben an Ihre Kunden erstellen und auch verschicken lassen.

Inhaltsverzeichnis

Einen neuen Brief anlegen

Um einen neuen Brief anzulegen, klicken Sie auf neu[+].

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Sie werden danach automatisch in den neuen Brief weitergeleitet.

Kunden auswählen

In Schritt 1 können Sie die Kunden und Kundengruppen wählen, die Sie mit dem Brief anschreiben wollen.

Weiterhin können einen Betreff festlegen. Zum einen dient Ihnen der Betreff als eigener Vermerk, zum zweiten können Sie den Betreff in Schritt 3 (s.u.) mit auf dem Brief ausgeben lassen.

Inhalt verfassen

In Schritt 2 können Sie den Inhalt des Briefs schreiben. Hierzu gibt es in Weinbau-online zwei Optionen: Erstens können Sie den Inhalt direkt in Weinbau-online schreiben. Klicken Sie dazu auf den rechten Button. Mit dieser Option können Sie einfache Briefe schreiben, in denen wenige Bilder oder Tabellen vorkommen. Wenn Sie aber mehr Freiheiten bei der Gestaltung wünschen, klicken Sie auf „Brief in Word schreiben“. Öffnen Sie dann die Wordbriefvorlage und schreiben Sie den Inhalt des Briefs in Word. Speichern Sie den fertigen Brief als pdf-Dokument ab. Gehen Sie dazu in Word auf Speichern unter und wählen Sie als Dateityp “pdf“ aus. Wenn Sie kein Word 2007/2010 besitzen empfehlen wir Ihnen sich den kostenlosen pdfCreator zu installieren (siehe http://de.pdf24.org/ ). Laden Sie das fertige pdf danach wieder in Weinbau-online hoch. Egal welche Option Sie wählen, schreiben Sie in Schritt 2 immer nur den konkreten Inhalt des Briefs. Alle weiteren Inhalte wie Kundenanrede und Adressen werden in Schritt 3 festgelegt.

Einstellungen vornehmen

Einstellungen zu einem Brief vornehmen

In Schritt 3 legen Sie die Einstellungen für diesen Brief fest. Die meisten Optionen wie Briefpapier, Rücksendeadresse und Kundenanreden werden aus den Einstellungen (siehe Dokumente und Ausgaben festlegen) übernommen.

Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau des Briefs. Wenn Sie in den Einstellungen eine Änderung vornehmen, verändert sich automatisch die Vorschau. Wenn Sie eine Einstellung getroffen haben, die Sie auch für alle zukünftigen Briefe beibehalten wollen, aktivieren Sie oben auf der Seite das Häkchen „Diese Einstellungen als Standard für zukünftige Briefe festlegen“.

Brief ausgeben/drucken

In Schritt 4 können Sie den gesamten Brief ausdrucken. Sie finden drei Druckersymbole auf dieser Seite:

1. Der Drucker oben erzeugt ein PDF-Dokument für alle Kunden, die in diesem Anschreiben mit angegeben sind.
2. Der Drucker in der Mitte gibt für ein Anschreiben nur die Briefe von Kunden aus, die über keine E-Mail verfügen.
3. Der untere Drucker mit dem Briefsymbol erstellt keinen Brief, sondern eine neue E-Mail mit den Kunden in der Empfängerliste, die über eine E-Mail verfügen.

Beispiel: Sie legen einen neuen Brief für eine Kundengruppe an, in der 500 Kunden eingetragen sind. Sie möchten bei den Kunden, die über eine E-Mail Adresse verfügen, das Porto sparen und anstelle eines Briefs eine E-Mail verschicken. Nachdem Sie den Brief für alle Kunden angelegt haben, drücken Sie auf das Drucker-Symbol in der Mitte und Ihnen wird ein Dokument mit 180 Briefen ausgegeben. Von den 500 Kunden verfügen also 180 Kunden über keine E-Mail Adresse. Für die restlichen 320 Kunden wollen Sie jetzt eine E-Mail versenden. Drücken Sie dazu auf das rechte Drucker-Symbol. Es wird vom Programm dann automatisch eine neue E-Mail mit den 320 Empfängern angelegt.

Weinbau-online Briefversand

Zusammen mit unserem Partner meomix© bieten wir einen automatischen Briefversand an. Ab einer Mindestmenge an Empfängern (aktuell 300 Empfänger, bitte informieren Sie sich im Programm) können Sie Ihre Kundenanschreiben von unserem zertifizierten Postdienstleister automatisch drucken, falzen und kuvertieren lassen. Auch die Beilage von einer Weinpreisliste ist möglich. Die Kosten für den Briefdruck werden bequem von Ihrem Kundenkonto eingezogen.


Häufige Fragen

Schriftart unterscheidet sich

"Ich habe festgestellt, dass die Formatierung bei einem Kundenbrief nicht einheitlich ist. Das Adressfeld und die Anrede, welche automatisch generiert wird unterscheiden sich grafisch von dem von mir eingefügten Text."

Wir verwenden zum Setzen der automatischen Felder ein Programm names Latex. Dieses hat minimal andere Schriftarten als Word. Insbesondere auf dem PDF sieht dieser Unterschied groß aus, das liegt aber eher an einer Anzeigenproblematik im PDF. Wenn Sie den Brief aber einmal ausdrucken, werden Sie sehen, dass der Unterschied kaum zu erkennen ist.


Eine leere Seite wird angehängt

"Leider wird nach dem erstellen eines Briefs immer noch eine Zweite Seite in der Vorschau mit angezeigt und auch beim Ausdrucken des Briefes mit ausgespuckt obwohl alles auf eine Seite passt. Schriftgröße schon klein gestellt u.s.w. aber die zweite Seite wird immer noch mit angezeigt und auch ausgedruckt."

Da der Inhalt des Briefes gerade so auf eine Seite passt, geht das Programm, was die PDF Dokumente erzeugt davon aus, dass ggf. noch eine zweite Seite benötigt wird. Das kann man leider nicht verhindern. Was Sie aber machen können, ist (neben der Änderung der Schriftgröße) die Seitenränder kleiner zu setzen, dann sollte auch die zweite Seite verschwinden.

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