Erstellung Paketmarken

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Inhaltsverzeichnis

Erstellung von Paketmarken

Eine Paketmarke erstellen

Es gibt drei Möglichkeiten, um eine neue Paketmarke zu erstellen: Klicken Sie entweder 1. unter Dokumente des entsprechenden Auftrages (nur für Weinbau-online Software-Kunden) oder 2. auf der Startseite auf das Symbol. Sie können Paketmarken auch 3. direkt aus einer Kundenkarteikarte, entweder direkt oben über das Paket-Symbol     oder auch bei System erstellen.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den gewünschten Anbieter auswählen können. Als Anbieter stehen DHL, UPS und DPD zur Verfügung. Die jeweiligen Vor- und Nachteile der Dienstleister erfahren Sie während der halbstündigen Einführung zum Paketmarken-Service.

Sie können nun die Art des Services wählen. Es sind Standard-Paketmarken oder Retourenmarken möglich, welche Sie beispielsweise bei Retourenwunsch Ihrem Kunden per Mail zusenden können.

Wenn Sie im Kunden verschiedene Lieferadressen hinterlegt haben, können Sie aus diesen Auswählen. Achten Sie aber bei der Adressangabe in der Kundenakte darauf, dass alles vollständig und korrekt hinterlegt ist, ansonsten können Sie keine Marke erstellen oder noch ärgerlicher: es kommt zu einer Retoure.

Wenn Sie eine Adresse für einen Kunden angelegt haben, diese aber nicht auswählen können, dann ist die Adresse unvollständig. Fahren Sie mit der Maus über die Adresse um zu erfahren, was an der Adresse nicht stimmt und ändern Sie diese danach ab.

Klicken Sie auf den Button Preis anfragen, um die von Weinbau-online errechneten zu erwartenden Kosten zu erfahren und erst dann auf Paketmarke kaufen, wenn Sie die Marke verpflichtend erwerben wollen. Bitte beachten Sie, dass Kosten für Express-Versand nicht vorher zu kalkulieren sind. Für den Versand ins Ausland gelten noch einmal gesonderte Konditionen.

Wählen Sie bei Paketvorlage, die für den Auftrag passende Vorlage aus. Je nach Gewicht des Paketes kann der Preis der Marke abweichen und es werden nachträglich Aufschläge berechnet (nur DPD). Wenn Sie ein Paket versenden wollen, welches andere Maße als die vorgegebenen hat, klicken Sie auf manuell und geben Sie die Maße per Hand ein. Dies wird dann eventuell als Sperrgut gehandelt und die Preise weichen ab (ob es sich um Sperrgut handelt, bitte auch angeben).

Die wählbaren Paketvorlagen können Sie im Bereich System - Einstellungen individuell anpassen.

 Wichtig und zu beachten beim Erstellen der Paketmarken: 
 Alle erstellen Paketmarken sind kostenpflichtig. Also ist das 
 Erstellen einer "Testmarke" nicht möglich. Auch das Abändern des 
 Empfängers ist nicht möglich, da die Adresse im Code der Paketmarke 
 hinterlegt ist. Das Feld Beschreibung ist optional.
 Bitte achten Sie darauf, dass, wie im Artikel zu Teilnahme und Kosten 
 beschrieben, unter System - Dokumente - Allgemein Ihre eigenen Daten 
 korrekt und vollständig ausgefüllt wurden.

Sie können Paketmarken auch vollständig stornieren. Dies ist allerdings nur für Ausnahmefälle gedacht und nur eingeschränkt möglich (s.u. und im verlinkten Artikel).

Senden an DHL Packstation

Um an eine Packstation zu versenden, müssen Sie in der Lieferadresse des Kunden die Option zum Versand an eine Packstation aktivieren und dann die Felder entsprechend ausfüllen.

Bitte tragen Sie in die Felder folgendes ein:

 In das erste der beiden Felder (Kundennummer) tragen Sie die 
 DHL PACKSTATION Kundennummer(=PostNummer) ein, z.B. "123554". 
 In das zweite Feld tragen Sie nur die Packstationsnummer ein, 
 z.B. "123". Geben   Sie in beiden  Feldern also nur die Zahlen an.

Altersverifikation

Für DHL bieten wir den Service "visueller Alterscheck" an. Im Auswahlfeld Zusatzleistungen können Sie den Service buchen.

Erstellung von Retourenmarken

Wenn ein Paket fälschlicherweise an einen Kunden geliefert wurde oder von diesem nicht gewünscht wurde, können Sie eine Retourenmarke erstellen, die automatisch an Ihr Weingut adressiert wird.

Übersicht aller Paketmarken

An unterschiedlichen Stellen im Programm bekommt man jeweils eine Übersicht über die bereits erstellten Marken.

Übersicht aller erstellten Paketmarken gesamt

Unter Post - Pakete - Übersicht finden Sie alle erstellten Paketmarken. Hier können Sie auch anhand des Kunden oder der Trackingnummer nach bestimmten Sendungen suchen.

Der Status der Sendungsverfolgung wird mit Klick auf das entsprechende Symbol angezeigt. Dabei können Sie den Status von UPS und DPD Paketen direkt einsehen, für den aktuellen Status einer DHL Sendung klicken Sie noch zusätzlich auf den Tracking-Link auf der Sendungsverfolgungs-Seite.

  Beachten Sie: Wenn Sie mehrere Sendungsverfolgungs-Seiten nacheinander aufrufen, 
  werden keine separaten Fenster für die jeweilige neue Seite geöffnet. Die vorherige 
  wird lediglich mit der neuen ersetzt.

Sie können die Paketmarke selbst über das PDF Symbol nach der Erstellung erneut aufrufen, außerdem können Sie die Marke mit Klick auf den Löschen-Button     nur am Tag der Erstellung bis 17 Uhr stornieren. Somit sind automatisch alle nach 17 Uhr erstellten Marken nicht stornierbar.

Einen Listenexport aller Marken im Excelformat erhalten Sie über das blaue Export Symbol

Übersicht aller erstellten Paketmarken je Auftrag

Paketmarke erneut abrufen

Im Dokumentbereich zu einem Auftrag finden Sie unter dem Punkt Paketmarken eine Übersicht aller erstellten Paketmarken zu einem Auftrag. Sie können auch hier die Paketmarken über das PDF Symbol nach der Erstellung erneut aufrufen und die Sendungsverfolgung anzeigen.

Übersicht aller erstellten Paketmarken je Kunde

Alle Marken zu einem Kunden sehen Sie in der Kundenkartei bei System. Sie können auch hier die Paketmarken über das PDF Symbol nach der Erstellung erneut aufrufen und die Sendungsverfolgung anzeigen.

Paketmarken ausdrucken

Druckeinstellung / Standard Labelgrößen

Druckereinstellungen

Standardmäßig werden die Lables in DIN-A5 erstellt, und können dann über einen Labeldrucker auf selbstklebende Folien gedruckt werden. Dies ist auch ganz klar unsere Empfehlung um Probleme mit dem Druckmanager zu vermeiden. Sie können aber auch 2x A5 oder 4x A6 pro DINA4-Bogen ausdrucken. Hierfür müssen Sie Ihre Druckereinstellungen anpassen.

Marken stapelweise ausdrucken im Druckmanager

Unter Auftrag - Druckmanager können Sie sich mehrere Marken in einem PDF ausgeben lassen. !Achtung! Wenn sie verschiedene Labelgrößen haben (A6/A5) kann es passieren, dass sich das PDF nicht öffnen lässt. Sie müssen die Label dann getrennt voneinander ausdrucken.

Beachten Sie, dass im Druckmanager nur Paketmarken angezeigt werden, die als Dokument zum Auftrag erzeugt worden sind. Paketmarken , die Sie von der Startseite oder aus der Kundenakte heraus erzeugen sind nicht im Druckmanager zu finden.

  Die einfachste Variante ist, in der Übersicht "Post"- "Pakete" die zu druckenden Paketmarken
  mit den kleinen Häkchen auszuwählen und anschließend oben rechts mit dem Druckersymbol
  auszudrucken (an dieser Stelle wird EIN pdf mit ALLEN Paketmarken generiert).

Barcode-Liste der Marken zur Abholung/Abgabe ausdrucken

Ebenfalls im Druckmanager sowie in der Übersicht aller Paketmarken können alle Marken gesammelt in einem PDF ausgegeben werden. Wenn Sie in den Druckeinstellungen dann beispielsweise beidseitigen Druck und 6 Seiten pro Blatt einstellen, bekommen Sie eine kompakte Übersicht aller Marken, die der Carrier bei Einlieferung oder Abholung abscannen kann, ohne jedes Paket einzeln anzupacken.

Einstellungen zu Shipcloud (enthalten in einmaliger Anschlussgebühr)

Es gibt einige Einstellungen, welche aus Weinbau-online selbst nicht zu tätigen sind. Diese individuellen Einstellungen sind ein Mittel der einheitlichen Außenrepräsentation Ihres Weingutes und der professionellen Kundenkommunikation.

Es handelt sich um folgende Einstellungen:

  • Abweichungen der Versand- sowie Rücksendeadresse und der Kontaktdaten (diese werden automatisch wie in Weinbau-online hinterlegt übernommen)
  • etwaige von A5 abweichende Labelgrößen
  • Häufigkeit und Art von Benachrichtigungsmails (auch ans Weingut selbst)
  • Individualisierung des Designs der Sendungsverfolgungsseite und -Mails

Diese Einstellungen nehmen wir im Rahmen der einmaligen Anschlussgebühr von 60 Euro, entweder vor oder nach Ihrer halbstündigen Einführung in die Funktionen des Paketmarken-Service, für Sie vor. Laden Sie sich einfach dieses Formular: Datei:Einstellungen Paketversand Weinbau-online.docx herunter, speichern Sie es als PDF und schicken Sie es ausgefüllt per Mail an uns zurück.

Erscheinungsbild der Paketmarken

Wir haben leider keinen Einfluss auf das letztliche Design der Paketmarken - dieses wird von Shipcloud vorgegeben und ist durch uns nicht anpassbar. Somit können wir etwa weder die Anordnung Ihres Logos, noch die Art und Weise der Beschriftung der Marke mit den Absender- und Empfängeradressen beeinflussen.

Aber keine Sorge - die Carrier bekommen alle Informationen zur Zustellung auch korrekt über das Abscannen der Marke digital. Die Paketmarke ist in erster Linie eine Frankierung und erfüllt daher auch ihren eigentlichen Zweck.

Wenn Sie sich um eine schicke Außenrepräsentation sorgen, so empfehlen wir ein Kundenanschreiben dem Paket beizulegen. Dieses können Sie, sogar mit dem kostenlosen Team-Paket von Weinbau-online im Programm erstellen. Lesen Sie hier mehr dazu.

Tracking-Status/Sendungsbenachrichtigung

Tracking-Status automatisch an den Kunden versenden

Wenn Sie beim Erstellen der Paketmarken die E-Mail Adresse des Empfängers angeben, wird dieser automatisch zu verschiedenen Zeitpunkten vom Paketdienstleister über den Status seiner Sendung informiert. Wie diese Meldungen aussehen sollen, können Sie im vorherigen Punkt entscheiden.

Tracking-Status manuell an den Kunden versenden

Trackingstatus

Zu jeder Paketmarke erhalten Sie einen Link, mithilfe dessen Sie und Ihr Kunde den Status einer Sendung über das Internet abrufen können. Klicken Sie in der Übersichtsliste (siehe Abschnitt "Übersicht aller erstellten Paketmarken gesamt") auf das Dokument-Symbol neben dem Drucker. Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem Link, den Sie an den Kunden senden können.

Wenn Sie in Ihren Einstellungen den Haken bei "Letzte Tracking URL automatisch als Tracking-Nr. in den Auftrag übernehmen" (siehe Punkt Einstellungen zu Shipcloud) aktiviert haben, wird der Tracking-Link automatisch mit in den Auftrag übernommen und Sie können diesen über die Versandbestätigungsmail (LKW Symbol im Auftrag) bequem versenden.

Werbesendungen und Stapelweise Erstellung von Marken zu Weihnachten etc.

Sobald ein Kunde mehrere Lieferadressen angelegt hat, kann die stapelweise Erstellung von Paketmarken aktiviert werden. Dies kann praktisch sein, wenn Sie im Auftrag eines Kunden beispielsweise hunderte Präsente verschicken sollen. Sie können für einen Kunden beliebig viele Lieferadressen händisch anlegen (über die Kundenkarteikarte) oder auch den praktischen Lieferadressen-Import nutzen. Sollten Sie hier Probleme haben, können wir die Adressen gern kostenpflichtig und je nach Aufwand abgerechnet für Sie hinterlegen.

Wenn Sie nun für einen Kunden der mehrere Lieferadressen hinterlegt hat eine Marke erstellen möchten, ist im Drop-Down Menü zur Auswahl der Lieferadresse die Option angezeigt die Stapelweise Erstellung zu aktivieren. Anschließend können Sie in 20er Schritten die Marken erstellen.

  Achtung: Bitte bedenken Sie, dass das stapelweise Erstellen von 
  Paketmarken auf eigene Gefahr geschieht.
  Klicken Sie zur Erstellen in jedem Fall nur ein mal. Sonst 
  könnte es passieren dass Sie anschließend 20 Marken doppelt haben.
  
  Sollte es zu einem Abbruch kommen oder ungewöhnlich lange dauern, 
  prüfen Sie in jedem Fall vor einem Neuversuch die 
  Übersicht aller Paketmarken!
  Die Erstellung von 20 Marken gleichzeitig kann natürlich ohnehin 
  länger dauern als die Erstellung einer einzelnen Marke.

Nach Erstellung aller benötigten Marken-Stapel können Sie diese wie gewohnt bequem über die Übersichtsliste oder auch den Druckmanager als ein vielseitiges PDF für den Druck ausgeben. Auch hier ist je nach Seitenmenge eine längere Wartezeit zu erwarten.


Mehr zu Paketmarken.

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