Paketmarken

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Pakete

Unter Post/ Pakete sowie in der Bearbeitungsansicht eines jeden Auftrages unter dem Reiter Dokumente können Sie Paketmarken der gängigen Paketdienstleister (DHL, DPD, UPS) erstellen. Diese werden automatisch mit den Daten des Empfängers versehen. Dieses Angebot bieten wir gemeinsam mit unserem Partner shipcloud an.

Inhaltsverzeichnis

Teilnahme am Paketmarken-Service

Anmeldung bei Shipcloud

Die Nutzung dieses Angebots ist erst nach mindestens zwei abgerechneten Monatsbeiträgen in Weinbau-online.de möglich, um uns vor Betrugsversuchen zu schützen. Alternativ können wir in dringenden Fällen auch nach persönlichem telefonischen Kontakt die Möglichkeit zur Anmeldung direkt freigeben. Melden Sie sich einfach im Forum.

Um nun Paketmarken mit Weinbau-online zu erstellen, brauchen Sie einen gültigen Zugang zu shipcloud. Um einen shipcloud Account zu beantragen, gehen Sie in einen beliebigen Auftrag in den Reiter Dokumente und dann zu Paketmarken. Klicken Sie dort auf den Button "Jetzt anmelden". Eine Anmeldung ist auch über den entsprechenden Button auf der Startseite möglich (wichtig für Nutzer des Team-Pakets).


Folgende Kontaktdaten werden von uns an shipcloud gesendet und müssen unbedingt in System/ Dokumente/ Allgemein hinterlegt sein:

  • Ihre Anschrift inkl. Firmenname und Ansprechpartner
  • Ihre E-Mail Adresse
  • Ihre Telefonnummer

Sonstige Daten wie z.B. Ihre Bankverbindung werden nicht an shipcloud übergeben. Die Abrechnung erfolgt alleine über Ihren Weinbau-online Account (siehe Abschnitt Kosten und Abrechnung). Sie bekommen nach Ihrer Anmeldung von Weinbau-online.de Ihre shipcloud Anmeldedaten per Mail zugesandt. Bitte beachten Sie: Da wir Sie sowohl bei shipcloud als auch bei Paketdienstleistern freischalten müssen, kann der Prozess insgesamt bis zu 14 Tage dauern. Erst wenn Sie nach 14 Tagen keine E-Mail von uns mit Ihren Zugangsdaten erhalten haben, melden Sie sich erneut bei uns.


Kosten für die Teilnahme am Paketmarken-Service

Die Nutzung von Shipcloud ist in allen Weinbau-online Paketen kostenlos inbegriffen. Nach der Aktivierung zahlen sie lediglich die Paketpreise (ebenso zahlen Sie auch für zu schwere Pakete).


Abrechnung der bestellten Marken

Jede Marke können Sie zu günstigen Großkunden-Optionen erstellen. Die Abrechnung Ihrer erstellten Paketmarken erfolgt zum Monatsende automatisch über Ihr Weinbau-online Konto. Eine Überweisung an shipcloud ist nicht notwendig. Bitte beachten Sie, dass es in einigen Fällen zu Nachforderungen von Seiten des Paketdienstleisters kommen kann, z.B. wenn das Paket schwerer war, als Ihre Angabe beim Erstellen der Marke. In jedem Fall rechnen wir Ihnen also die tatsächlich entstandenen Kosten ab.

Paketmarken erstellen & drucken

Eine Paketmarke erstellen

Um eine neue Paketmarke zu erstellen, klicken Sie entweder auf der Startseite oder in der Dokumentenübersicht des entsprechenden Auftrages auf das [+] Symbol. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den jeweiligen Anbieter und den gewünschten Service auswählen können. Klicken Sie auf den Button "Preis anfragen", um die von Weinbau-online errechneten zu erwartenden Kosten zu erfahren und auf "Paketmarke kaufen", um diese verpflichtend zu erwerben. Bitte beachten Sie, dass Kosten für Express-Versand nicht vorher zu kalkulieren sind.


Wählen Sie bei Paketvorlage, die für den Auftrag passende Vorlage aus. Je nach Gewicht des Paketes kann der Preis der Marke abweichen. Wenn Sie ein Paket versenden wollen, welches andere Maße als die vorgegebenen hat, klicken Sie auf manuell und geben Sie die Maße per Hand ein. Die Paketvorlagen können Sie außerdem im Bereich System-Einstellungen individuell anpassen.


 Wichtig und zu beachten beim Erstellen der Paketmarken: 
 Alle erstellen Paketmarken sind kostenpflichtig. Also ist das 
 Erstellen einer "Testmarke" nicht möglich. Auch das Abändern des 
 Empfängers ist nicht möglich, da die Paketmarken in einem Auftrag 
 zu einer Kundenadresse angelegt werden. Das Feld "Beschreibung" ist optional.
 Bitte achten Sie darauf, dass unter System/ Dokumente/ Allgemein Ihre 
 Daten (s.o.) korrekt und vollständig ausgefüllt wurden.
 Wichtig: Erstellen Sie Paketmarken NUR aus Weinbau-online.de heraus.
 Paketmarken, die direkt aus Ihrem Shipcloud-Zugang erstellt werden, verursachen
 deutlich höhere Abrechnungskosten.


Übersicht aller erstellten Paketmarken gesamt

Unter Post/ Pakete /Übersicht finden Sie alle erstellten Paketmarken. Hier können Sie auch anhand des Kunden oder der Trackingnummer nach bestimmten Sendungen suchen. Der Status der Sendungsverfolgung wird mit Klick auf das entsprechende Symbol angezeigt. Sie können die Paketmarke selbst über das PDF Symbol nach der Erstellung erneut aufrufen, außerdem können Sie die Marke mit Klick auf das rote x innerhalb von 24 Stunden nach der Erstellung stornieren. Einen Listenexport aller Marken im Excelformat erhalten Sie über den blauen Pfeil.

Übersicht aller erstellten Paketmarken je Auftrag

Paketmarke erneut abrufen

Im Dokumentbereich zu einem Auftrag finden Sie unter dem Punkt Paketmarken eine Übersicht aller erstellten Paketmarken zu einem Auftrag. Sie können auch hier die Paketmarken über das PDF Symbol nach der Erstellung erneut aufrufen und die Sendungsverfolgung anzeigen.

Druckeinstellung / Standard Labelgrößen

Druckereinstellungen

Standardmäßig werden die Lables in DIN-A5 erstellt, und können dann über einen Labeldrucker auf selbstklebende Folien gedruckt werden. Sie können aber auch 4x A6 pro DINA4 ausdrucken. Hierfür müssen Sie Ihre Druckereinstellungen anpassen.

Marken stapelweise ausdrucken im Druckmanager

Im Druckmanager können Sie sich mehrere Marken in einem PDF ausgeben lassen. !Achtung! Wenn sie verschiedene Labelgrößen haben (A6/A5) kann es passieren, dass sich das PDF nicht öffnen lässt. Sie müssen die Label dann getrennt voneinander ausdrucken.

Einstellungen der Labelgrößen

Mit Ihrer Anmeldung bekommen Sie auch einen Zugang zum shipcloud Portal. Gehen Sie dazu auf: https://app.shipcloud.io/de/users/sign_in und loggen Sie sich mit Ihren Anmeldedaten ein. Sie bekommen dazu Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort nach Ihrer Anmeldung bei shipcloud von uns zugesendet. In Ihrem Portal können Sie festlegen, welche Marken auf welche Labelgröße gedruckt werden sollen. Weiterhin haben Sie eine Übersicht aller Paketmarken und weiterer Dienste, die aktuell in Weinbau-online.de noch nicht unterstützt werden, wie bspw. Hermes Versand.

Tracking

Einstellungen in Shipcloud
Email Angabe bei der Erstellung

Tracking-Status automatisch an den Kunden versenden

Wenn Sie beim Erstellen der Paketmarken die E-Mail Adresse des Empfängers angeben, wird dieser automatisch zu verschiedenen Zeitpunkten vom Paketdienstleister über den Status seiner Sendung informiert.


Sie können sich auch selber zu gewählten Statusänderungen informieren lassen. Gehen Sie dazu auf: https://app.shipcloud.io/de/users/sign_in und loggen Sie sich mit Ihren Anmeldedaten ein. Sie bekommen dazu Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort nach Ihrer Anmeldung bei shipcloud von uns zugesendet. Gehen Sie im Shipcloud Programm auf Einstellungen-Benachrichtigungen. Hier können Sie bei "Benachrichtigungsadresse des Paketversenders" Ihre eigene Mail-Adresse eintragen, bei der Sie Shipcloud zu ausgewählten Statusänderungen benachrichtigen soll.

Ebenfalls können Sie hier festlegen, zu welchen Events Sie (der Paketversender) und der Kunde (Paketempfänger) benachrichtigt werden soll.

Tracking-Status manuell an den Kunden versenden

Trackingstatus

Zu jeder Paketmarke erhalten Sie einen Link , mithilfe dessen Sie und Ihr Kunde den Status einer Sendung über das Internet abrufen kann. Klicken Sie in der Übersichtsliste (siehe Abschnitt "Übersicht aller erstellten Paketmarken gesamt") auf das Dokument-Symbol neben dem Drucker. Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem Link, den Sie an den Kunden senden können.

Wenn Sie in Ihren Einstellungen den Haken bei "Letzte Tracking URL automatisch als Tracking-Nr. in den Auftrag übernehmen" (siehe Punkt "Einstellungen zu shipcloud vornehmen") aktiviert haben, wird der Tracking-Link automatisch mit in den Auftrag übernommen und Sie können diesen über die Versandbestätigungsmail (LKW Symbol im Auftrag) bequem versenden.

Abholung

Beauftragung der Abholung

Das Anfordern einer Abholung ist direkt aus Weinbau-online möglich. Gehen Sie hierzu unter Post/ Pakete/ Abholung und klicken Sie auf das [+] Symbol. Wählen Sie anschließend den gewünschten Dienstleister aus und klicken Sie auf "Abholung beauftragen". Die beantragten Abholungen sehen Sie in einer Übersichtsliste, welche Sie sich ebenfalls im Excelformat exportieren können.

  • Wir empfehlen Ihnen, die Labels über den Tag zu sammeln und erst dann die Abholung zu beauftragen. Sonst wird für jedes einzelne Paket ein Abholauftrag erteilt, was störungsanfälliger ist.
  • Der Paket-Bote kommt dann zum nächstmöglichen Zeitpunkt, jedoch frühestens am nächsten Werktag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr. Eine Abholung zu einem genauen Termin ist leider nicht möglich.
  • Als Abholadresse verwenden wir Ihre Standard-Absenderadresse. Mehrere bzw. unterschiedliche Abholadressen sind momentan nicht möglich.

Hinweise DHL

  • DHL: Abholungen können bei DHL nur mit einem eigenen DHL Geschäftskundenvertrag über das Geschäftskundenportal oder als Regelabholung erfolgen.
  • Ihre DHL-können Sie problemlos im nächstgelegenen Paketshop des jeweiligen Versanddienstleisters abgeben.

Hinweise UPS

  • Sie können eine sporadische Abholung für UPS beauftragen.
  • Abholungen für UPS müssen vor 21.00 Uhr beauftragt werden, damit eine Abholung für den Folgetag erfolgen kann.
  • Ihre UPS-Pakete können Sie problemlos im nächstgelegenen Paketshop des Versanddienstleisters abgeben.
  • Wenn Sie die Fehlermeldung "Missing or invalid company name" erhalten, gehen Sie in Ihre Einstellungen bei Shipcloud und prüfen Sie, ob alle Daten vollständig eingetragen sind. Hinterlegen Sie unbedingt auch den Namen des Absenders!

Hinweise DPD

  • Sie können eine sporadische Abholung für DPD beauftragen.
  • Abholungen für DPD müssen Sie vor 18.00 Uhr beauftragen, damit eine Abholung für den Folgetag erfolgen kann.
  • DPD-Pakete können nicht in einem Paketshop abgegeben werden. Diese werden durch den Versanddienstleister in Ihrem Lager oder Geschäft abgeholt oder können auch von Ihnen selbst problemlos in einem DPD-Depot in Ihrer Nähe abgeben werden.
  • Es kommt manchmal vor, dass DPD Ihre Pakete nicht abholt, obwohl Sie eine Abholung beauftragt haben. Das passiert insbesondere, wenn Sie die Abholung an oder vor einem Wochenende beauftragen. Wir vermuten, dass man die Abholung bei DPD verschlampt. Achten Sie daher darauf, dass Sie die Abholungen nicht an solchen Tagen anlegen. Wenn die Pakete nicht abgeholt werden, rufen Sie direkt bei Ihrem Depot an und beauftragen Sie eine Abholung per Telefon. Die Nummer des für Sie zuständigen Depots steht auf der Paketmarke selbst, die Telefonnummer dazu recherchieren Sie im Internet.


Versand außerhalb Deutschlands

Versand innerhalb EU

Preistabelle DPD

Die hier dargestellten Preise beziehen sich auf die Weinbau-online.de DPD Konditionen, für die Sie von uns freigeschaltet werden müssen. Die Preise verstehen sich zzgl. eines Aufschlags für besondere Abrechnung. Da die tatsächlichen Preise abweichen können, ist die folgende Abbildung nur als ein Anhaltspunkt zu verstehen (Stand November 2017).

UPS bietet ebenfalls besondere Konditionen für den Versand innerhalb der EU an. Bitte melden Sie sich im Forum, wir lassen Ihnen dann die Konditionen zukommen.

Versand außerhalb EU

Eine zoll- und steuerrechtliche Behandlung der Pakete und somit die Bereitstellung der Dokumente seitens shipcloud ist derzeit nicht möglich. Sie sind als Paketversender selbst für die Zollabfertigung verantwortlich, auch wenn Sie über unsere shipcloud-Verträge versenden. Bitte denken Sie daher bei dem Versand in ein Nicht-EU-Land an die entsprechenden Zolldokumente wie die Proforma- oder Handelsrechnung. Bei Fragen oder Unklarheiten, beispielsweise bezüglich der benötigten Zollpapiere, der hierfür anfallenden Kosten oder der Abwicklung kontaktieren Sie bitte den jeweiligen Versanddienstleister oder direkt den Zoll.

Einstellungen zu Shipcloud vornehmen

API Code und Referenznummer

Einstellungen in Shipcloud

Sie können unter System-Einstellungen-Aufträge festlegen, ob die letzte Tracking-URL automatisch in den Auftrag mit übernommen werden soll. Die shipcloud API Nummer sollte nur dann verändert werden, wenn Sie einen privaten Zugang zu shipcloud haben um zu eigenen Konditionen zu versenden.

Paketversand mit eigenen Konditionen

Diese Funktion ist Bestandteil des Premium-Paketes:

  • Um eigene Verträge zu hinterlegen, benötigen Sie einen eigenen, kostenpflichtigen Shipcloud-Zugang. Diesen können Sie sich direkt auf der Seite von Shipcloud anlegen.
  • In Ihrem neuen Shipcloud-Zugang können Sie die Vertragsdaten von UPS hinterlegen. Dazu folgen Sie bitte den Anleitungen von Shipcloud oder dem Shipcloud-Support.
  • Nach der Einrichtung fragen Sie bei Shipcloud Ihren API-Code an.
  • Diesen Code hinterlegen Sie unter System / Einstellungen / Aufträge dann ganz unten.
   Hinweis: Ab jetzt gelten für alle Dienstleister 
   die eigenen Shipcloud-Konditionen bzw. Ihre eigenen 
   ausgehandelten Konditionen. Eine Mischung
   (z.B. UPS Ihr Vertrag und DPD unserer) ist nicht möglich.

E-Mail-Benachrichtigung aktivieren

Einstellungen der Benachrichtigungen in Shipcloud

Um direkt über Ereignisse informiert zu werden, machen Sie bitte folgendes:

  • Loggen Sie sich in Ihren Shipcloud Account ein
  • Gehen Sie auf Einstellungen-Benachrichtigungen
  • Tragen Sie unter "Benachrichtigungsadresse des Paketversenders" Ihre E-Mail-Adresse ein
  • Sie werden nun automatisch über alle Statusänderungen jedes Paketes benachrichtigt
  • Eventuell können Sie auch einige Haken entfernen, wenn Sie nicht über alle Änderungen benachrichtigt werden wollen.

Verhalten bei Problemen und Schadensmeldungen

Ihre Schadensmeldungen können Sie direkt in Weinbau-online erstellen und verwalten. Unter Post/ Pakete/ Schaden klicken Sie auf das [+] Symbol um einen neuen Schaden zu bearbeiten. Dabei gibt es je nach Versanddienstleister unterschiedliche Vorgehensweisen.

Probleme/Schadensmeldung DPD

Bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges DPD Depot. Sie finden die Nummer Ihres Depots auf jedem DPD Label das Sie erzeugt haben. Die Telefonnummer des Depots finden Sie dann im Internet.

Probleme/Schadensmeldung UPS

Zunächst wählen Sie die zugehörige Rechnung der betroffenen Sendung. Diese können Sie aus dem Weinbau-online System ziehen oder von Ihrem Rechner hochladen. Anschließend geben Sie die entsprechende Trackingnummer an. Diese finden Sie beispielsweise in der Übersicht aller erstellter Paketmarken. Falls vorhanden, laden Sie außerdem ein Bild des Schadens hoch. Eine möglichst detaillierte Beschreibung des Schadens muss im Textfeld darunter eingegeben werden.

Wenn Sie alle Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf "Meldung erstellen". Diese wird über shipcloud an UPS übertragen und in der Liste angelegt. Vergangene Meldungen können so immer wieder aufgerufen und ebenfalls als Excel-Liste ausgegeben werden.

Probleme/Schadensmeldung DHL

Bitte kontaktieren Sie uns im Forum, wir leiten Ihre Anfrage über shipcloud an DHL weiter. Bitte kontaktieren Sie nicht direkt shipcloud .

Häufige Fragen und Antworten

Warum sollte ich das nutzen: Ich kann die Marken ja beim Verband kaufen ?

Vorteile, die sich schon direkt für Sie ergeben (lt. Rückmeldungen der betreffenden Weingüter). Was davon für Ihr Weingut passt, müssen Sie natürlich selbst entscheiden:

  • Sie müssen die Paketmarken nicht auf Vorrat einkaufen und haben immer Zugriff auf neue Marken.
  • Sie laufen nicht Gefahr, dass Sie eine Paketmarke falsch bedrucken und Ihnen so Schaden entsteht, da die freigemachte Marke auf blankopapier gedruckt wird. Gleiches gilt, falls Sie eine Marke beschädigen: Sie können die Marke sofort erneut ausdrucken.
  • Sie sind nicht abhängig von einem Zusteller und können auf Wunsch auch mehrere Kanäle nutzen, ohne dass Ihr Verband mit diesem etwas ausgehandelt haben muss.
  • Die Zahlungsabwicklung erfolgt automatisch über Ihre Weinbau-online.de Monatsabrechnung. Evtl. auftretende Nachforderungen werden auch automatisch beglichen und abgerechnet.
  • Der Trackingcode wird automatisch übernommen, in das Programm eingetragen und kann sofort für z.B. Versandbestätigungen genutzt werden (und das auch wieder anbieterunabhängig).
  • [Shipcloud kostet normalerweise 10,- € mntl., die Sie aktuell bei uns einsparen.]

Da die Schnittstelle gut angenommen wird, planen wir in Zukunft auch noch folgende Punkte:

  • Anschluss neuer Versanddienstleister wie Hermes etc...
  • Wenn sehr viele Marken über unser System laufen, treten wir nach außen als gigantischer Kunde gegenüber den verschiedenen Versanddienstleistern auf. Das stärkt natürlich auch unsere Verhandlungsposition, was die Marken-Preise angeht ;)

Ich brauche mehrere Marken zu einem Auftrag, was muss ich tun?

Bitte erzeugen Sie einfach mehrere Marken nacheinander.

Kann man sich direkt in Shipcloud einloggen und dort Adressen eingeben oder ändern?

Nein Sie können sich zum Verwalten der einzelnen Sendungen nicht direkt in Shipcloud einloggen. Alle diese Abläufe finden ausschließlich in Weinbau-online.de statt.

Wie erstellt man Paketmarken ohne einen aktuellen Auftrag?

Sie können auch alte Aufträge für neue Paketmarken wieder verwenden. Außerdem können Sie Paketmarken ohne einen Auftrag direkt von der Startseite aus erstellen. Wählen Sie hier einfach den gewünschten Kunden.

Kann ich ein Label stornieren oder stornieren lassen?

Nein Sie können kein Label stornieren oder stornieren lassen.

Aufgetretene Fehlermeldungen

Bitte lesen Sie auch die jeweiligen Hinweise im Punkt "Abholung"!

Paketmarke erstellen

Fehler! Es konnte keine Marke erstellt werden. Grund: Length of data for field does not fit: generalShipmentData.sender.name1; "Ihr Weingut" > 35

Aus der Fehlermeldung geht hervor, dass der Absender Name Ihres Weinguts für DPD zu lang ist. Die Anzahl der Zeichen ist auf 35 beschränkt. (Der Absendername wird in der Regel automatisch gekürzt). Zum Eintragen Ihrer Anschrift loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf Shipcloud.io ein und stellen Sie unter "Einstellung/ Versandadresse" Ihren Firmennamen korrekt ein.

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